Kaikista henkilörekistereistä on laadittava tietosuojaseloste.
Tietosuojaselosteesta ilmenee
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.
Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Loviisan kaupunki toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteröity voi tarkistaa tietonsa kerran kalenterivuodessa maksutta.
Mikäli Loviisan kaupunki ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus tietosuoja-asetuksen artikla 12 mukaisesti. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Mikäli Loviisan kaupunki ei hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Loviisan kaupungin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Loviisan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen oikeutta ei pääsääntöisesti sovelleta Loviisan kaupungin henkilörekistereihin liittyen.
Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kehittämispalvelut
Asuntohakemukset Kuntouttavan työtoiminnan sopimukset Tiekuntien yhteyshenkilöiden rekisteri
Potilasrekisterin tietosuojaseloste Sosiaalityön tietosuojaseloste Veteraanikuntoutuksen asiakasrekisteri, tietosuojaseloste
Hallintojärjestelmä – HelleWi Helle-kirjastojen asiakasrekisteri Koulukuraattorien ja -psykologien asiakasjärjestelmä AURA Loviisan kaupungin museon asiakasrekisteri Loviisan kaupungin museon tiedotuslista Perus- ja esiopetuksen sekä lukiokoulutuksen henkilörekisteri Multiprimus Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
Asuntojen vuokrat, saunavuorot ja pesutupalistat Asuntotonttien vuokralaskutus Buildercom Kesämökkitonttien vuokralaskutus Kiinteistö- ja paikkatietotoimiston sekä ja arkkitehtitoimiston erilliset laskutukset Lämpölaskutukset Maanvuokrien laskutus Puutarhapalstojen asiakasrekisteri Rakennusvalvonnan laskutukset (ei rakennusluvat) Teknisen keskuksen sekalaiset laskutukset Tilojen sähkö- ja vesilaskutus Tolotrack.fi -pilvipalvelun lisenssi, puomillisten kenttien kulunvalvonta ja laskutus Työajanseuranta- ja henkilötietorekisteri Kellokortti.fi Venepaikkojen asiakasrekisteri Verolliset vuokrat laskutus Vuokrasopimukset, asukaslistat, saunavuorolistat, pesutuvan käyttölistat Ympäristönsuojeluyksikön laskutukset
Vesitietojärjestelmä, Abilita Aqua ja Abilita vesi, myyntireskontra
Yleinen hallinto ja konsernihallinto
Asianhallintajärjestelmä Dynasty for SQL Asiakirjojen elektroninen jakelu luottamushenkilöille Erityisruokavaliorekisteri Henkilöstö- ja palkkatietorekisteri Populus Kameravalvontajärjestelmä Loviisan kaupungin torimyyjät Maksuliikennejärjestelmän käyttäjärekisteri Basware Morjens Loviisa – Lovisa -mobiilisovellus Omavalvonta Raportointijärjestelmän käyttäjärekisteri Basware FPM, Basware FPM Fico Tarjouspyynnöt Telia yritysportaali Tietosuojaseloste_myyntireskontra Työajanseuranta- ja henkilökorttirekisteri Esmikko Työnhakijatietokanta Kuntarekry Viestinnän joulukorttilista Windows Active Directory
