Tietosuojaselosteet

Kaikista henkilörekistereistä on laadittava tietosuojaseloste.

Tietosuojaselosteesta ilmenee

  • kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä
  • mitä henkilötietoja rekisterissä on
  • mihin henkilötietoja käytetään
  • minne henkilötietoja säännönmukaisesti luovutetaan
  • tietojen suojauksen periaatteet.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Loviisan kaupungin henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Loviisan kaupunki toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröity voi tarkistaa tietonsa kerran kalenterivuodessa maksutta.

Mikäli Loviisan kaupunki ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus tietosuoja-asetuksen artikla 12 mukaisesti. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Mikäli Loviisan kaupunki ei hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Loviisan kaupungin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Loviisan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen oikeutta ei pääsääntöisesti sovelleta Loviisan kaupungin henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Loviisan kaupungin tietosuojaselosteet

Kehittämispalvelut

Asuntohakemukset
Kuntouttavan työtoiminnan sopimukset
Tiekuntien yhteyshenkilöiden rekisteri

Perusturvakeskus

Potilasrekisterin tietosuojaseloste
Sosiaalityön tietosuojaseloste
Veteraanikuntoutuksen asiakasrekisteri, tietosuojaseloste

Sivistyskeskus

Hallintojärjestelmä – HelleWi
Helle-kirjastojen asiakasrekisteri

Koulukuraattorien ja -psykologien asiakasjärjestelmä AURA
Loviisan kaupungin museon asiakasrekisteri
Loviisan kaupungin museon tiedotuslista
Perus- ja esiopetuksen sekä lukiokoulutuksen henkilörekisteri Multiprimus
Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

Tekninen keskus

Asuntojen vuokrat, saunavuorot ja pesutupalistat
Asuntotonttien vuokralaskutus
Buildercom
Kesämökkitonttien vuokralaskutus
Kiinteistö- ja paikkatietotoimiston sekä ja arkkitehtitoimiston erilliset laskutukset
Lämpölaskutukset
Maanvuokrien laskutus
Puutarhapalstojen asiakasrekisteri
Rakennusvalvonnan laskutukset (ei rakennusluvat)
Teknisen keskuksen sekalaiset laskutukset
Tilojen sähkö- ja vesilaskutus
Tolotrack.fi -pilvipalvelun lisenssi, puomillisten kenttien kulunvalvonta ja laskutus
Työajanseuranta- ja henkilötietorekisteri Kellokortti.fi
Venepaikkojen asiakasrekisteri
Verolliset vuokrat laskutus
Vuokrasopimukset, asukaslistat, saunavuorolistat, pesutuvan käyttölistat
Ympäristönsuojeluyksikön laskutukset

Vesiliikelaitos

Vesitietojärjestelmä, Abilita Aqua ja Abilita vesi, myyntireskontra

Yleinen hallinto ja konsernihallinto

Asianhallintajärjestelmä Dynasty for SQL
Asiakirjojen elektroninen jakelu luottamushenkilöille
Erityisruokavaliorekisteri
Henkilöstö- ja palkkatietorekisteri Populus
Kameravalvontajärjestelmä
Loviisan kaupungin torimyyjät
Maksuliikennejärjestelmän käyttäjärekisteri Basware
Morjens Loviisa – Lovisa -mobiilisovellus
Omavalvonta
Raportointijärjestelmän käyttäjärekisteri Basware FPM, Basware FPM Fico
Tarjouspyynnöt
Telia yritysportaali
Tietosuojaseloste_myyntireskontra
Työajanseuranta- ja henkilökorttirekisteri Esmikko
Työnhakijatietokanta Kuntarekry
Viestinnän joulukorttilista
Windows Active Directory