Information till evenemangsarrangörer – Tillstånd och anmälningar

Allmänt

Evenemangsarrangören har som ansvar att se till att alla tillstånd, anmälningar och arrangemang är i skick i god tid före evenemanget. Arrangören ska hålla evenemangsområdet snyggt och i skick under hela evenemanget samt återställa området efter evenemanget. Om det finns livsmedelsförsäljning under evenemanget, ska evenemangsarrangören ägna särskild uppmärksamhet åt avfallsåtervinning.

Vilka tillstånd som behövs bestäms av evenemangets storlek och natur: vid små tillställningar kan markägarens lov och en anmälan till polisen räcka till, vid större evenemang behövs ofta också andra tillstånd, såsom tillstånd som gäller försäljning av livsmedel, trafikarrangemang eller buller och så vidare. Tillståndsärendena bör skötas i tid, och det lönar sig att planera dem tillsammans med myndigheterna redan i början av förberedelserna. Myndigheterna ger vägledning och hjälp i tillståndsfrågor.

Bekanta dig noggrant med polisens anvisningar om offentliga tillställningar och be Polisinrättningen i Östra Nyland om råd.

Myndighetsanmälningar och tillstånd

• Ansökan om evenemangstillstånd – Lovisa stad

• Polisinrättningen i Östra Nyland: gör anmälan om evenemanget är stort, på natten, på allmän plats, kräver ordningsövervakning/utskänkning eller innehåller särskilda risker.
• Räddningsverket i Östra Nyland: gör en räddningsplan: om över 200 personer, öppen eld/fyrverkeri/pyroteknik, avvikande utrymningsarrangemang eller särskild fara.
• Byggnadstillsynens tillstånd: säkerställ genom att kontakta rakennusvalvonta@loviisa.fi
• Bulleranmälan – Lovisa stad: 30 dagar före evenemanget om det orsakar särskilt störande buller

Försäljning och utskänkning

• Försäljning av livsmedel: ta reda på om du har anmälningsskyldighet hos Borgå miljöhälsovård.
• Serveringstillstånd: Regionförvaltningsverket (RFV), om det säljs alkohol.
• Musiktillstånd: Teosto & Gramex (information på finska), om det spelas musik.

Miljö och avfallshantering

• Avfallshanteringsplan: för tillställningar på över 1 000 personer. Anmälan till stadens miljövårdsinspektör.
• Ta hand om markskydd och slutstädning. Bekanta dig med: Avfallshanteringsföreskrifter

Säkerhet

• Ordningsvakter: antal enligt polisens anvisningar
• Beredskap för första hjälpen: enligt risknivån, minst utrustning. Om över 200 personer deltar i evenemanget ska information om beredskapen för första hjälpen ingå i räddningsplanen, se Räddningsverket i Östra Nyland.

Övriga tillstånd

• Lotteri och penninginsamling: polisens tillstånd

Trafik och reklam

• Avstängning av gator: Ansökan om evenemangstillstånd.Tillstånd som godkänts av staden ska anmälas till Räddningsverket i Östra Nyland.
• Reklam (landsvägsreklam/banderoller, blankett på finska)

Marknadsföring

• Anmäl evenemanget till Lovisas evenemangskalender – synlighet också genom Visit Kotka-Hamina.